ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ VÀO QUẢN LÝ KHÁCH THAM GIA TẠI SỰ KIỆN

Trong bối cảnh số hóa ngày càng phát triển, việc ứng dụng công nghệ vào quản lý khách tham gia sự kiện không còn là một tùy chọn, mà đã trở thành xu hướng tất yếu. Từ các hội nghị doanh nghiệp đến những lễ hội âm nhạc lớn, công nghệ không chỉ giúp tối ưu quy trình vận hành mà còn mang đến những trải nghiệm vượt trội cho người tham dự

Trước khi ứng dụng công nghệ, việc quản lý khách mời tại sự kiện vẫn còn gặp một số khó khăn sau:

Khó khăn trong việc đăng ký: Khách tham gia thường phải điền thông tin vào giấy tờ, gửi email hoặc gọi điện thoại để xác nhận. Điều này không chỉ tốn thời gian mà còn dễ dẫn đến sai sót trong thông tin.
Quản lý danh sách khách mời: Các nhà tổ chức phải xử lý hàng trăm, thậm chí hàng nghìn thông tin, từ việc theo dõi ai đã đăng ký, ai đã xác nhận cho đến việc liên lạc với những khách chưa phản hồi. Điều này dẫn đến nguy cơ mất mát thông tin và nhầm lẫn trong quản lý
Khó khăn trong việc check-in vào sự kiện: Theo quy trình thông thường, khách mời phải xếp hàng tại khu vực check-in, đọc thông tin cá nhân để ban tổ chức xác nhận sau đó mới được tham gia vào sự kiện. Điều này có thể gây ùn tắc, lộn xộn ở khu vực check-in, nhất là với các sự kiện có đông người tham dự
Báo cáo sau sự kiện: Gặp khó khăn trong việc thống kê số lượng khách mời đã tham gia sự kiện

Chính vì những khó khăn trên, các doanh nghiệp, nhà tổ chức sự kiện đã tìm đến các giải pháp công nghệ để có thể quản lý và giảm thiểu sai sót khi quản lý khách mời tham gia. Một số các giải pháp công nghệ thường được ứng dụng vào quản lý tại các sự kiện như:

Hệ thống đăng ký trực tuyến: Khách tham gia chỉ cần truy cập vào website, ứng dụng di động hoặc đường link của ban tổ chức gửi đến để điền thông tin. Hệ thống tự động xác nhận và gửi thông tin tham gia ngay lập tức, giúp giảm bớt khối lượng công việc cho đội ngũ tổ chức
Check-in bằng mã QR hoặc nhận diện khuôn mặt: Thay vì sử dụng giấy mời hay danh sách thủ công, giờ đây, với một mã QR hoặc dùng chính gương mặt của mình, khách tham dự có thể hoàn tất việc check-in trong vài giây. Điều này giúp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu tình trạng ùn tắc và tạo ấn tượng chuyên nghiệp cho sự kiện
Hệ thống phần mềm lưu trữ thông tin khách mời: Danh sách khách đăng ký, báo cáo các thông tin về lượng khách vào/ra được hiển thị chi tiết cụ thể trên hệ thống phần mềm, giúp ban tổ chức dễ dàng theo dõi và quản lý tình trạng tham gia của từng khách mời

Việc ứng dụng công nghệ vào quản lý khách tham gia không chỉ mang lại hiệu quả vận hành mà còn mở ra cơ hội để tạo nên những trải nghiệm cá nhân hóa và ấn tượng cho người tham dự

Với nhiều năm kinh nghiệm trong việc phát triển phần mềm quản lý, hệ thống quản lý khách mời tại sự kiện của Duali được thiết kế tối ưu để đáp ứng mọi nhu cầu của các doanh nghiệp tổ chức sự kiện

Duali không chỉ tập trung vào việc quản lý thông tin khách mời mà còn chú trọng đến việc nâng cao trải nghiệm của người tham dự. Hệ thống tích hợp các tính năng tiên tiến như check-in tự động bằng mã QR/nhận diện khuôn mặt hoặc căn cước công dân, gửi thông báo sự kiện theo thời gian thực, và hỗ trợ phân tích dữ liệu sau sự kiện. Nhờ vậy, ban tổ chức có thể theo dõi toàn bộ quy trình từ đăng ký, tham dự, đến phản hồi sau chương trình một cách liền mạch, giúp tăng tính chuyên nghiệp và hiệu quả quản lý. Quy trình quản lý khách mời của Duali như sau: