Quản lý khách mời là một quy trình được thiết lập để kiểm soát và tối ưu hóa việc tiếp nhận, đón tiếp và quản lý lượng khách đến thăm một địa điểm cụ thể. Điều này thường được áp dụng cho các địa điểm có nhiều người ra vào hoặc các địa điểm có quy định hạn chế về số lượng người truy cập tại một thời điểm nhất định để đảm bảo tính an toàn cho khu vực đó

Quy trình đăng ký và quản lý khách mời thường bao gồm:

  • Đăng ký thông tin cá nhân: Thông tin này thường bao gồm tên, số CCCD, và các thông tin liên hệ khác (địa chỉ, email, số điện thoại…). Các thông tin này sẽ được ghi chép vào sổ lưu trữ của cán bộ bảo vệ hoặc lễ tân.
  • Check-in/Check-out với thông tin đã đăng ký: Khách mời được kiểm tra và xác minh thông tin đã đăng ký khi đến và rời khỏi địa điểm. 
  • Lưu trữ thông tin khách mời: Thông tin của khách mời cùng lịch sử ra vào được lưu trữ trong hệ thống sổ sách để quản lý và tra cứu sau này.

Tuy nhiên, với quy trình đăng ký và quản lý thủ công phổ biến hiện nay, người dùng có thể đối diện với 1 số vấn đề như sau:

  • Mất nhiều thời gian làm thủ tục đăng ký.
  • Sai sót trong quá trình xử lý thông tin khách mời.
  • Thất lạc hồ sơ lưu trữ, khó tra cứu lại khi cần. 

Để giải quyết vấn đề này, việc ứng dụng thiết bị đọc CCCD mang đến 1 giải pháp toàn diện trong việc quản lý khách mời với các ưu điểm sau:

  • Giảm thiểu thời gian làm thủ tục đăng ký: chỉ với thao tác scan CCCD tại thiết bị chuyên dụng, toàn bộ thông tin của khách mời sẽ được sao lưu lên hệ thống một cách nhanh chóng trong vòng chưa đầy 2s. 
  • Các thông tin được xử lý và lưu trữ một cách tự động hoá, nên sẽ không có những sai sót như quá trình nhập liệu thủ công.
  • Các thông tin cá nhân, cùng lịch sử ra vào của khách mời sẽ được lưu trữ trên hệ thống, giúp dễ dàng tra cứu lại khi cần thiết, cũng như không có tình trạng thất lạc như phương pháp lưu trữ thủ công. 

Nắm được những lợi thế nổi trội này, DUALi đã phát triển giải pháp tích hợp thiết bị đọc CCCD vào quy trình đăng ký và quản lý khách mời. Cụ thể:

  • Đăng ký thông tin cá nhân: khách mời scan CCCD tại thiết bị chuyên dụng. Toàn bộ thông tin cá nhân của khách mời sẽ được sao lưu lên hệ thống. Hệ thống sẽ lấy hình ảnh của khách mời trên CCCD làm định danh FaceID, đồng thời, hệ thống sẽ xuất ra 1 mã QR Code để khách mời có thể sử dụng làm định danh QR-Code trong việc ra vào. Toàn bộ quá trình này diễn ra trong vòng chưa đầy 5s.
  • Check-in/Check-out với thông tin đã đăng ký: Khách mời có thể sử dụng định danh FaceId hoặc QR-Code để ra vào các khu vực được cho phép trong những khoảng thời gian được cho phép.
  • Lưu trữ thông tin khách mời: Toàn bộ thông tin của khách mời cùng lịch sử ra vào sẽ được lưu trữ trên hệ thống, thuận tiện cho việc tra cứu lại bất cứ lúc nào sau này.

Video demo:

Để được tư vấn cụ thể về giải pháp quản lý khách mời trên, vui lòng liên hệ với chúng tôi: 

Email: [email protected] hoặc Hotline:  0904 609 689